29 september - Bulan puasa

Deze week ben ik heen en weer gegaan tussen Calang en Teunom, onze twee kantoren in het district Atjeh Jaya.

Zaterdag was het Syakban, de dag voordat ramadan (bulan puasa) begint. En dat werd in Calang gevierd door in de nacht van vrijdag op zaterdag een kampje op te zetten aan het strand in Jabi. De meeste mannen hebben er tevens de nacht doorgebracht. Zoals gebruikelijk, is er voor de gelegenheid vrijdagavond met ingezameld geld een geit gekocht... en zaterdagochtend was er een heerlijke curry!

Ramadan is de negende maand van de Islamitische kalender en tevens de vastenmaand welke wordt afgesloten met het suikerfeest, ofwel Idul Fitri of Eid Al-Fitr, in Indonesië Lebaran genoemd. Gedurende ramadan (24 september tot 23 oktober) concentreren moslims zich op hun geloof; het is een maand voor aanbidding en bezinning. Verder ligt het openbare leven op een laag pitje! Voor non-moslim en expats moeten er speciale maatregelen genomen worden voor ontbijt en lunch; er zijn ook geen eetcafés open in het veld. Maar het avondeten bij het breken van het vasten (iftar of buka puasa) is bijzonder lekker en wordt met veel zoetigheid geserveerd. Het is ook even wennen om ‘s avonds door de luide gebeden afkomstig uit de vele moskeen te kunnen slapen en, in Teunom, door de sirene die iedereen vroeg in de ochtend wakker maakt voor het openen van het vasten, voor zonsopgang (subuh).

Klik hier voor meer informatie over ramadan in Indonesië en de gevolgen voor expats.

Maandag ben ik samen met de nieuwe manager van het veldkantoor van Calang naar Teunom gegaan, ongeveer drie kwartier rijden. Zelf vind ik het altijd bijzonder gezellig in Teunom en kan er lekker tot rust komen. Het heeft veel weg van een lokale Niet Gouvernementele Organisatie (NGO), waar men vaak in hetzelfde gebouw woont en werkt. Het is makkelijk om er een verkeerde indruk te krijgen als je er in de middaguren binnen komt lopen; tussen 13:00 en 18:00 uur wordt de generator namelijk uitgezet en, als er geen veldbezoeken gepland zijn, wordt er gescrabbeld of ligt men te slapen (dit wordt in de avonduren wel gecompenseerd, als er weer stroom is). Dit was voor de nieuwe manager ook even wennen.

De teams in Teunom zijn hecht en presteren goed. Het verbaasde mij daarom om te horen dat er onlangs vier mensen ontslag hebben genomen, waaronder de drie team leiders. Verloop is een groot probleem, vooral in Calang en Teunom. Maar deze maand is erger dan normaal, het is namelijk een strategisch moment om ontslag te nemen; in de eerste plaats is men dan vrij tijdens Lebaran en bovendien wordt de 13^de maand nog uitbetaald! Men is zo overal wel strategisch bezig; het is alleen jammer om ineens zoveel goede staf te verliezen. Het valt niet mee om nieuwe, geschikte kandidaten te vinden.


In Teunom heb ik met de nieuwe manager een aantal projecten bekeken, met name in de dorpjes Cot Trap, Teupin Asan en Seunebok Padang. Verder heb ik nog een aantal GPS coördinaten verzameld van de sub-dorpen waarin we werken, zodat het Spatial Information and Mapping Centre (SIM) – een cartografisch centrum opgericht door het Office of the United Nations Recovery Coordinator for Aceh and Nias (UNORC) en Aceh and Nias Rehabilitation and Reconstruction Board (BRR) – een aantal mappen voor ons kan ontwikkelen. En tot slot ben ik voor onze Child Youth Protection and Development (CYPD) afdeling in een aantal CDR dorpen in Teunom en Calang wezen vaststellen of er school comités bestaan. De school comités bestaan uit rectoren, leraren, ouders en andere belanghebbenden en hebben als functie om samen beslissingen te nemen die betrekking hebben op onderwijs en schoolbeleid. Ze zijn belangrijk voor betrokkenheid, decentralisatie van besluitvorming en transparantie, zeker in een land waar corruptie een groot probleem is. Mogelijk kunnen de Community Development Boards (CDBs), de ontwikkelingsraden, een rol spelen in het heractiveren van de school comités waar ze niet actief zijn en kunnen ze samen een onderwijs projectvoorstel uitwerken en uitvoeren.

Ik laat het hier weer bij. Tot volgende week!

Groetjes,

Alex

22 september - Werving en boekhouding

Eindelijk terug in het veld! Heerlijk is dat! Niet dat het in het hoofdkantoor in Banda Atjeh niet gezellig is, absoluut niet, maar je raakt snel het overzicht kwijt van wat er werkelijk in het veld gaande is. En dat kan soms tot onnodige frustraties leiden, zoals uit mijn vorige log te lezen viel.

Intussen zijn we beland in de implementatie fase van de verschillende geïntegreerde gemeenschapsprojecten (ICPs). Her en der worden er nog een paar projecten herzien maar het zijn er niet veel meer. Zo zijn bijvoorbeeld ook de veelteelt en computer projecten in Seungko Mulat, waar ik een aantal weken geleden over schreef, deze week goedgekeurd. We zijn dus volop aan het monitoren.

De eerste stap in de uitvoering van de projecten is het werven van materialen en arbeidskrachten. Hier bestaan duidelijke richtlijnen voor; de basisregels luiden:

- Voor bedragen onder de 500 USD moeten alle kwitanties bewaard worden;

- Voor bedragen tussen 500 en 5,000 USD moeten er minimaal drie offertes uitgebracht zijn;

- Voor bedragen tussen 5,000 en 20,000 USD wordt er op lokaal niveau een gesloten tenderproces gehouden;

- Voor bedragen boven 20,000 USD wordt er op provinciaal niveau een open tenderproces gehouden (omdat het om een groot bedrag gaat, moet het International Rescue Committee [IRC] direct betrokken zijn bij een open tenderproces)

Het is van uiterst belang dat het wervingsproces volgens de richtlijnen geschied en dat er een gedegen financieel systeem opgezet wordt. De ontwikkelingsraden (CDBs) zijn namelijk aansprakelijk voor het besteden van de gemeenschapsfondsen; ze zijn rekenschap verschuldigd aan IRC maar in de eerste plaats aan de begunstigden, de gemeenschapsleden. Ze moeten iedere cent die ze besteden kunnen verantwoorden. En het IRC moet vervolgens verantwoording af kunnen leggen aan Stichting Vluchteling (SV), en SV aan haar donoren. Het wervingsproces en de boekhouding moeten daarom aan strenge eisen voldoen. Transparantie en zichtbaarheid zijn hierbij sleutelwoorden; zeker in de Indonesische context, waar corruptie al te vaak een probleem is – corruptie willen we in de ICPs uiteraard absoluut voorkomen, als maatregel hebben de gemeenschappen de leden van de CDB veelal gekozen op basis van hun integriteit.

De leden van de CDBs hebben de nodige trainingen ontvangen met betrekking tot het wervingsproces, boekhouding en monitoren. Ze hebben een aantal boeken ontvangen om alles in bij te houden. Deze boeken zijn openbaar en in principe voor iedereen toegankelijk.

Het wervings- proces wordt nu nauw in de gaten gehouden; vooral in het begin omdat dan de meeste fouten gemaakt worden. Dan zijn er nog veel onduidelijk- heden of blijkt er weerstand te zijn tegen bepaalde regels. Bovendien doen er zich altijd wel problemen voor die we niet hadden geanticipeerd. Zo ontbreken er soms kwitanties voor kleine dingen, worden alle documenten weliswaar bewaard maar worden de totale kosten en het overblijvende budget niet aangepast of zijn er fouten in rekensommen. Soms vergeten de CDR teams de juiste rapporten in te vullen. Wat zich ook voor kan doen is dat er op lokaal niveau slechts één aanbieder is, hetgeen het soms moeilijk maakt om drie quotaties te ontvangen. En ook al zijn er genoeg aanbieders, dan weigeren deze soms om offertes te maken omdat ze niet tegen elkaar uitgespeeld willen worden, of ze vragen geld om een offerte te maken. Verder heeft er zich een incident voorgedaan waaruit blijkt dat te veel transparantie en zichtbaarheid ook averechts kunnen werken. Op een centrale plaats in de gemeenschap, meestal de moskee of een koffieshop, hangt informatie over de verschillende ICP projecten. Op sommige locaties is echter ook het beschikbare budget voor de verschillende projecten gepubliceerd. In een geval waarin een gesloten tenderproces liep zijn een drietal aannemers met een bod gekomen, allemaal hetzelfde bedrag; namelijk het totale budget dat beschikbaar was voor het project. De kans is dan erg groot dat het bedrag in de offerte naar boven of naar beneden aangepast is. In het eerste geval wordt er teveel in rekening gebracht en in het tweede geval krijgt de aannemer de klus voor het genoemde bedrag niet af (voortaan wordt slechts het totale budget gepubliceerd, dus voor alle projecten; pas als het tenderproces over is worden de projectkosten op een bord naast het bouwterrein aangegeven, zoals in Indonesië gebruikelijk is).

Nu kan er echter nog eenvoudig ingegrepen worden en kan het een en ander nog rechtgezet worden. De consequenties van het niet volgen van de regels zijn groot. De fondsen voor ieder project worden in een viertal termijnen uitbetaald. Mocht het wervingsproces en/of de boekhouding niet conform de regels plaatsvinden of vinden er andere verontrustende incidenten plaats, dan worden de betalingen gestopt. En dat geldt dan voor alle projecten binnen een bepaalde gemeenschap.

Het is dus in ieders belang om ervoor te zorgen dat het wervingsproces en de boekhouding gedegen maar ook transparant en zichtbaar zijn.

Dat was het weer voor deze week. Tot ziens!

Groetjes,

Alex

16 september - Communicatiestoornis

Deze hele week heb ik op het hoofdkantoor van IRC in Banda Atjeh gewerkt en er is eerlijk gezegd ook weinig spannends gebeurd. Verder heb ik een CDR team in het Banda Atjeh veldkantoor geholpen met de projectvoorstellen, die langzaam maar zeker, voor goedkeuring rijp zijn. Hoofdzakelijk heb ik het echter ontzettend druk gehad met de gegevens uit de database te analyseren en deze in rapporten te verwerken. Verder heb ik nog een aantal cases geschreven en ben ik achter extra gegevens gegaan voor onze database. Dit laatste met helaas maar weinig succes; het was al duidelijk dat communicatie een probleem is maar nu is er geen twijfel meer over mogelijk! Afgelopen week werden de teams gevraagd, om aan de hand van een formulier, gegevens te verzamelen en met het verzoek contact op te nemen als er vragen en/of onduidelijkheden zouden zijn of indien ze de deadline niet denken te kunnen halen. Halverwege de deadline is het verzoek herhaald omdat bleek dat men zelfs de e-mail met het oorspronkelijke verzoek nog niet geopend hadden. Er komen echter geen vragen, niets blijkt onduidelijk te zijn en er zijn geen bezorgdheden met betrekking tot het halen van de deadline. Maar wanneer de deadline voorbij is, is het erg stil. Mits je erom vraagt, beginnen we pas na de deadline te horen waarom men er niet aan toe gekomen is. Met de eerste set vragen ben ik de naar verschillende veldkantoren gegaan om te helpen en om er zeker van te zijn dat de gegevens op tijd klaar zullen zijn. Ik vind het erg jammer om te moeten constateren dat het nog niet anders kan. Het CDR personeel is ongelooflijk aardig en ze zijn competent genoeg. Er is voldoende begrip voor het feit dat ze het erg druk hebben en dat hun werk niet eenvoudig is. Toch is het vaak een kwestie van efficiënt plannen en taakverdeling. De deadline was niet onrealistisch. Ware het wel zo, dan is een kort berichtje voldoende om het even op tijd te laten weten. Communicatie, zowel binnen het CDR programma als met andere afdelingen, is van groot belang; we zullen manieren moeten vinden om betere communicatie te stimuleren.

Ik hou het bij en korte log deze keer omdat ik ook in het weekend nog druk bezig ben met het afronden van de analyses en rapporten. Dus ga ik nog even doorwerken! Vandaag is het trouwens precies drie maanden dat ik in Indonesië ben; de tijd vliegt voorbij! Tot slot hebben we vanmiddag een kleine maar vrij lange aardbeving gehad met een aardig schokje op het eind. Het geeft een bizar gevoel. Omdat ik deze week zelf geen foto’s gemaakt heb volgen hieronder nog een aantal foto’s van de CDR teams.

Tot volgende week! Groetjes,

Alex

8 september - Nog een week in Atjeh

Op dit moment telt het CDR programma 40 geïntegreerde gemeenschapsprogramma’s (ICPs). Van 35 ICPs zijn de projectvoorstellen inmiddels goedgekeurd (voor een klein aantal voorstellen zijn echter nog niet alle activiteiten goedgekeurd). Van de overblijvende vijf ICPs zijn er twee nieuwe gemeenschappen en worden drie contracten herzien.

Ik zou deze week naar Meulaboh gaan maar op het laatste moment zijn de plannen veranderd. Ik heb deze week dus opnieuw in het hoofdkantoor en het veldkantoor in Banda Atjeh doorgebracht en dat kwam eigenlijk niet zo slecht uit. In het hoofdkantoor heb ik onder andere gewerkt aan het ontwikkelen en verspreiden van een nieuwe set vragen voor onze database en het analyseren van de gegevens die ik heb verzameld om een profiel te kunnen schetsen van de ICP projecten en van de leden van de ontwikkelingsraden (CDBs). In het veldkantoor heb ik verschillende teams geholpen om de projectvoorstellen verder uit te werken of te herzien.

Het ene team dat we samen met onze technisch specialist hebben geprobeerd te helpen zit voor een tweetal dorpen waarmee ze werken in een behoorlijke impasse. Het gaat om Lambaro Neujid en Lambadeuk, beiden in het sub-district Peukan Bada. In Lambaro Neujid blijkt het dorp dusdanig (geografisch) verdeeld te zijn dat er weinig motivatie is om samen projecten uit te voeren. Bovendien zouden er conflicten kunnen ontstaan, bijvoorbeeld bij het kiezen van de locatie voor een gebouw. We zullen mogelijkheden, om het dorp te splitsen (onder één CDB – met vertegenwoordigers voor beide delen), met de CDB en de dorpelingen bespreken. Op deze manier zullen beide gedeelten hun eigen prioriteiten kunnen stellen en projectvoorstellen in kunnen dienen. Mogelijk zal dit de nodige stimulans geven om projecten uit te voeren.

In Lambadeuk is het probleem van een heel andere aard. In dit dorpje hebben ze slechts één activiteit in het project opgenomen, terwijl ze twaalf problemen hebben geïdentificeerd. Dit heeft veel te maken met het feit dat er een aantal ex-GAM strijders(Gerakan Aceh Merdeka, de Vrijheidsbeweging van Atjeh) zijn die een behoorlijke grip hebben op het dorp, hetgeen een participatief proces moeilijk maakt. De CDB is daarom erg terughoudend. Bovendien, en dat heeft hier ook veel mee te maken, woont een groot deel van de dorpelingen nog in tijdelijke huisvesting op een andere locatie. Als eerste stap zullen we nagaan of de dorpelingen wel of niet terug willen gaan, waarom en op welke termijn. Het probleem met de ex-strijders is mogelijk op te lossen door terug te keren. Het is ook een kwestie van een confrontatie aan durven gaan. Alle omliggende dorpen hebben namelijk ook ex-strijders maar niet dezelfde problemen.

Verder ben ik doorgegaan met het helpen herzien van de afgekeurde projectvoorstellen in het sub-district Lhoong waar ik afgelopen week over schreef.. Voor de dorpscoöperatie is de CDB in het dorpje Birek nog bezig met het herzien van het budget en het schrijven van een ondernemingsplan. En voor het bouwen van de gemeenschapsruimte in Paroy moet de CDB nog een geschikt iemand vinden die samen met een ingenieur van het IRC een nieuw ontwerp kan tekenen en het budget aan kan passen. Ik heb me dus geconcentreerd op de twee projecten in Seungko Mulat: het veeteeltproject en het aanbieden van een aantal computers voor een computer cursus. In het begin van de week ben ik met het CDR team naar het dorp geweest. De CDB zou getraind worden in het wervingsproces en we hebben de kans gegrepen om het een en ander nog even met ze door te nemen.

Om te beginnen heb ik opnieuw uit moeten leggen waarom het veeteeltproject voor 100 koeien afgekeurd is. In de eerste plaats omdat, wanneer ieder huishouden een eigen koe ontvangt, er weinig stimulans is om gezamenlijk voor de koeien te zorgen; het zou dan eerder een gift zijn dan een dorpsproject. Bovendien is het effectiever om minder koeien te kopen; aangezien ze zelf voor een aantal stieren zullen zorgen zullen ze op den duur vanzelf genoeg koeien hebben en houden ze ook meer geld over om andere projecten uit te voeren. Bovendien is het moeilijk om een groot aantal gezonde koeien te vinden. Maar ze hadden al groepjes ingedeeld en het aantal teruggebracht naar 58 koeien.

Daarnaast heb ik samen met de CDR teamleider met de leraren gesproken over het opzetten van de computer cursus. Ik ben blij dat dit gesprek plaats heeft gevonden, met name omdat het een en ander voor mij nog niet duidelijk was uit het projectvoorstel en ook omdat de leraren over een aantal zaken nog niet echt hadden nagedacht. Dit is een telkens terugkerend probleem. Aan de ene kant ontbreekt er vaak veel informatie in het projectvoorstel: de CDB en de CDR teams hebben dan alles al uitgewerkt maar het fijne ervan is op papier nergens terug te vinden en aan de andere kant ontbreekt nog vaak een visie en is het vooruitzicht beperkt tot: ‘we zien wel hoe we het probleem oplossen als het zich voordoet’. Vaak is er ook enige mate van terughoudendheid: we weten nog niet zeker of het project goedgekeurd zal worden en willen er nog niet al te veel moeite voor doen. En als het project goedgekeurd wordt dan pas gaan we...’. Voor ons werkt dat natuurlijk andersom; voordat het eerste deel van het geld overgemaakt wordt willen we een gedegen, goed doordacht project zien met ondersteunende documenten. We zien graag dat men gemotiveerd is om het project uit te voeren, dat het duidelijk is hoe het project geïmplementeerd zal worden en hoe het vervolgens zal lopen. We willen de duurzaamheid van de projecten kunnen waarborgen en we willen dat iedereen in een gemeenschap ervan profiteert. We hebben van de leraren een aantal ondersteunende documenten ontvangen (certificaten, toezeggingsbrieven waarin ze akkoord gaan met hun taken en het geboden salaris) en hebben ze geholpen om een eenvoudig ondernemingsplan uit te werken.

Dat was het weer voor deze week. Tot de volgende keer.

Groetjes,

Alex

1 september - Projectvoorstellen

Ik heb deze week hoofdzakelijk in het Banda Atjeh veld kantoor doorgebracht. Daar heb ik met name geholpen bij het herzien van een aantal afgekeurde projectvoorstellen van een drietal Community Development Boards (CDBs), ontwikkelingsraden. Het ging om het bouwen van een gemeenschapsruimte, het vormen van een veeteelt groep, het opzetten van een dorpscoöperatie en het aanbieden van een aantal computers voor een computer cursus.

De projecten zijn om verschillende redenen afgekeurd. De gemeenschapsruimte bijvoorbeeld omdat het in vergelijking met andere ruimtes die in het kader van het CDR programma gebouwd worden te groot en te duur is. Er is daarom voorgesteld om het ontwerp te veranderen en het budget te herzien door andere materialen te gebruiken en/of een grotere eigen bijdrage te vragen.

Voor de veeteelt groep heef de CDB gevraagd om honderd koeien, één per huishouden. Dit is afgekeurd omdat het een gemeenschappelijk project dient te blijven – bovendien zou het erg moeilijk zijn om ergens honderd gezonde koeien vandaan te halen. En als ieder huishouden zijn eigen koe ontvangt is er weinig stimulans om gezamenlijk voor de koeien te zorgen. Er is daarom voorgesteld om veeteelt groepjes van ongeveer tien huishoudens te vormen die ieder verantwoordelijk zouden zijn voor een aantal koeien, maximaal vijf. Verder heef het dorp al wel een goed systeem bedacht om voor het vee te zorgen en om conflicten op te lossen.

Het idee van de dorpscoöperatie is om een zaak te openen in het enigszins afgelegen dorpje om goedkope basisvoorzieningen en vismateriaal te kunnen verkopen. In het budget was voor transport ook een becak inbegrepen, een motorfiets met een zijspan. Op zich een prima project waarvan de details ook goed uitgewerkt zijn. Het project is echter afgekeurd omdat er in eerste instantie geen eigen contributie was en omdat ze wel erg veel wilden inkopen. De bedoeling is dat er genoeg is om de winkel te kunnen openen met een beperkt aantal basisspullen en dat ze het vervolgens zelf uitbreiden. Na het een en ander te hebben besproken zullen ze het budget herzien en als eigen bijdrage voor de ruimte zorgen.

Het laatste project betreft het aanschaffen van een aantal computers om een cursus aan te bieden aan studenten die, om een hogere opleiding te kunnen volgen, computervaardig moeten zijn. Dit is een geweldig initiatief. In het voorstel ontbrak het een en ander nog: een toezeggingsbrief van de eigenaar van de ruimte waarin de computerlessen gegeven zullen worden, een toezeggingsbrief van de docenten, een voornemen om ook de plaatselijke school te betrekken in het project en een back-up plan in geval de CDB onverhoopt uiteenvalt en/of de docenten er mee willen stoppen.

In sommige dorpen is men er erg van bewust dat ze aanspraak kunnen maken op een subsidie tot 55.000,- USD (ongeveer 43,000,- EUR) om de verschillende projecten te realiseren. Dit betekent echter niet dat dit bedrag op moet, hetgeen in sommige gevallen wel de gedachte lijkt te zijn. Het moeten uiteraard verantwoorde en duurzame projecten blijven die met zo min mogelijk geld een zo groot mogelijke impact hebben op de gemeenschap en zo veel mogelijk mensen bereiken. Er zijn voorwaarden en iedere cent die besteed wordt moet gerechtvaardigd kunnen worden. Het bouwen van een grote gemeenschapsruimte voor 25.000,- USD (ongeveer 19.500,- EUR) kan bijvoorbeeld moeilijk verdedigd worden als er zo veel andere projecten uitgevoerd kunnen worden in het dorp - ook al is de gemeenschapsruimte de hoogste prioriteit.

Dit vormt vaak een dilemma voor gemeenschapsgedreven ontwikkelingsprogramma’s. Terwijl het idee is om slechts aan de zijlijn te staan en de gemeenschap zoweel mogelijk zelf te laten bepalen hoe en wat ze willen doen, moeten er toch bepaalde eisen gesteld worden. Er is toch behoefte aan enige mate van sturing omdat het een en ander vaak ontbreekt in termen van capaciteiten. Verder moet de Integrated Community Programs (ICPs), de geïntegreerde gemeenschapsprogramma’s, ook aan een bepaalde visie voldoen en binnen het bredere programma passen. De kunst is om de juiste balans te vinden.

Tot slot heeft er deze week in Banda Atjeh ook een training plaatsgevonden voor de jongeren in de CBD (hierboven) en is er een CDR management meeting gehouden (hieronder).

Ik laat het hierbij. Volgende week ga ik weer het veld in, beginnend bij Meulaboh.

Groetjes,

Alex