22 september - Werving en boekhouding

Eindelijk terug in het veld! Heerlijk is dat! Niet dat het in het hoofdkantoor in Banda Atjeh niet gezellig is, absoluut niet, maar je raakt snel het overzicht kwijt van wat er werkelijk in het veld gaande is. En dat kan soms tot onnodige frustraties leiden, zoals uit mijn vorige log te lezen viel.

Intussen zijn we beland in de implementatie fase van de verschillende geïntegreerde gemeenschapsprojecten (ICPs). Her en der worden er nog een paar projecten herzien maar het zijn er niet veel meer. Zo zijn bijvoorbeeld ook de veelteelt en computer projecten in Seungko Mulat, waar ik een aantal weken geleden over schreef, deze week goedgekeurd. We zijn dus volop aan het monitoren.

De eerste stap in de uitvoering van de projecten is het werven van materialen en arbeidskrachten. Hier bestaan duidelijke richtlijnen voor; de basisregels luiden:

- Voor bedragen onder de 500 USD moeten alle kwitanties bewaard worden;

- Voor bedragen tussen 500 en 5,000 USD moeten er minimaal drie offertes uitgebracht zijn;

- Voor bedragen tussen 5,000 en 20,000 USD wordt er op lokaal niveau een gesloten tenderproces gehouden;

- Voor bedragen boven 20,000 USD wordt er op provinciaal niveau een open tenderproces gehouden (omdat het om een groot bedrag gaat, moet het International Rescue Committee [IRC] direct betrokken zijn bij een open tenderproces)

Het is van uiterst belang dat het wervingsproces volgens de richtlijnen geschied en dat er een gedegen financieel systeem opgezet wordt. De ontwikkelingsraden (CDBs) zijn namelijk aansprakelijk voor het besteden van de gemeenschapsfondsen; ze zijn rekenschap verschuldigd aan IRC maar in de eerste plaats aan de begunstigden, de gemeenschapsleden. Ze moeten iedere cent die ze besteden kunnen verantwoorden. En het IRC moet vervolgens verantwoording af kunnen leggen aan Stichting Vluchteling (SV), en SV aan haar donoren. Het wervingsproces en de boekhouding moeten daarom aan strenge eisen voldoen. Transparantie en zichtbaarheid zijn hierbij sleutelwoorden; zeker in de Indonesische context, waar corruptie al te vaak een probleem is – corruptie willen we in de ICPs uiteraard absoluut voorkomen, als maatregel hebben de gemeenschappen de leden van de CDB veelal gekozen op basis van hun integriteit.

De leden van de CDBs hebben de nodige trainingen ontvangen met betrekking tot het wervingsproces, boekhouding en monitoren. Ze hebben een aantal boeken ontvangen om alles in bij te houden. Deze boeken zijn openbaar en in principe voor iedereen toegankelijk.

Het wervings- proces wordt nu nauw in de gaten gehouden; vooral in het begin omdat dan de meeste fouten gemaakt worden. Dan zijn er nog veel onduidelijk- heden of blijkt er weerstand te zijn tegen bepaalde regels. Bovendien doen er zich altijd wel problemen voor die we niet hadden geanticipeerd. Zo ontbreken er soms kwitanties voor kleine dingen, worden alle documenten weliswaar bewaard maar worden de totale kosten en het overblijvende budget niet aangepast of zijn er fouten in rekensommen. Soms vergeten de CDR teams de juiste rapporten in te vullen. Wat zich ook voor kan doen is dat er op lokaal niveau slechts één aanbieder is, hetgeen het soms moeilijk maakt om drie quotaties te ontvangen. En ook al zijn er genoeg aanbieders, dan weigeren deze soms om offertes te maken omdat ze niet tegen elkaar uitgespeeld willen worden, of ze vragen geld om een offerte te maken. Verder heeft er zich een incident voorgedaan waaruit blijkt dat te veel transparantie en zichtbaarheid ook averechts kunnen werken. Op een centrale plaats in de gemeenschap, meestal de moskee of een koffieshop, hangt informatie over de verschillende ICP projecten. Op sommige locaties is echter ook het beschikbare budget voor de verschillende projecten gepubliceerd. In een geval waarin een gesloten tenderproces liep zijn een drietal aannemers met een bod gekomen, allemaal hetzelfde bedrag; namelijk het totale budget dat beschikbaar was voor het project. De kans is dan erg groot dat het bedrag in de offerte naar boven of naar beneden aangepast is. In het eerste geval wordt er teveel in rekening gebracht en in het tweede geval krijgt de aannemer de klus voor het genoemde bedrag niet af (voortaan wordt slechts het totale budget gepubliceerd, dus voor alle projecten; pas als het tenderproces over is worden de projectkosten op een bord naast het bouwterrein aangegeven, zoals in Indonesië gebruikelijk is).

Nu kan er echter nog eenvoudig ingegrepen worden en kan het een en ander nog rechtgezet worden. De consequenties van het niet volgen van de regels zijn groot. De fondsen voor ieder project worden in een viertal termijnen uitbetaald. Mocht het wervingsproces en/of de boekhouding niet conform de regels plaatsvinden of vinden er andere verontrustende incidenten plaats, dan worden de betalingen gestopt. En dat geldt dan voor alle projecten binnen een bepaalde gemeenschap.

Het is dus in ieders belang om ervoor te zorgen dat het wervingsproces en de boekhouding gedegen maar ook transparant en zichtbaar zijn.

Dat was het weer voor deze week. Tot ziens!

Groetjes,

Alex